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“我给了你一整张表格。”maggie指着“领取物”下面的空白栏,“这里有十项可填,你只领一样东西要用掉一张表格,我要按照标准流程处理,这是浪费大家的时间和资源。秘书应该掌握部门所有同事的需求,平衡发放文具,这个不需要我教你吧?”
我只是代班的,哪里知道这些。宁轻轻找到linda。
linda给了她两张订在一起的纸,“第一张是通知,在本周末和下周末中的某一天计划请灭虫公司来除虫,期间全天不能办公,第二张你给部门主管和组长,让他们签字,圈定一天,下午下班前交给我。”
宁轻轻趁几位小组长空闲时,分别请他们选定不来加班的日子,拿回来才发现,a组和c组空闲的时间完全没交集。感觉a姐不喜欢自己,她先找c罗协商。
“没办法,我们组有个活动周一办,周末必须加班,下周六也有个宣传,当天会用到办公室,只有下周日可以。”c罗坚定地说,还给她看了日程。
她只好硬着头皮去打搅a姐。
“日期冲突?为什么不叫c组改?”a姐果然不耐烦。
“我已经问过了,他们实在没办法改,能不能麻烦a姐想想办法,挪一下安排。”
“我确定的就是本周日不需要办公,如果下周末突然客户有需求而非要回来办公,他们却在除虫,怎么办?”a姐说,“我这里也不能改。”
原本希望拿出一个日期再给高铃过目,不用麻烦到她,结果还是得找她解决。宁轻轻忐忑地进了高铃办公室。
“这种小事照例应该你处理好,我只签名。”高铃说,“秘书的工作是协调整个部门的事务,替主管解决细琐杂务,结果现在还要我帮你?”
“对不起,我……不是很熟悉,请高特助指点我一次。”
“就下周日,我来圈定这个日子,签了名,你再拿去给他们签。”高铃果断地说。
“可是a姐说下周日也许会有办公需求。”
“出去。”高铃低头工作。
宁轻轻把文件拿去给a姐的时候,特别不安。
“你直接找ling姐了。”angela冷笑了一下,“行。我没办法。就下周日。”说完在纸上狠狠地签下名,差点把纸勾破。
看来又得罪a姐了,还好纸没破,不然庶务科那边可能要求重签一份。随即她想到今天是周四,要上交单据,包括员工的报销单和要汇给供应商的款项,周五财务会到银行处理。
不少同事出勤在外,她花了好几个小时才向每位同事收到单据,生怕有遗漏,检查了一遍,确定全部收齐,才和灭虫公文一起拿去行政部。
她先到庶务科交了领取表和灭虫公文,才来财务科,找到手册上指名的洪大姐,正是上次指点她看手册的中年妇女。
洪大姐收起单据,“明天我会核对,下周一出账。”
“不是今天核对,明天出账吗?”宁轻轻一惊。
“你看现在几点。”
“四点半。”
“我们部门五点下班,这么多单据,今天如何核对?”
“这……同事们的报销单可以晚点收,但是给厂商的账款好像拖延,您能帮忙先核对一下吗?”
“核对有标准流程,不是翻翻算数。单据每个部分都要检查,一笔一划一个小数点都不能错,最后还要请财务科长和行政总监签名。”
“这样的话,能请您明天核对完再出账吗?”
“明天我会直接先去银行,难道你要我回来核对完再去一次?小妹妹,地球不是只围着你转,每个人的工作都有一定安排,不可能迁就你。”洪大姐的语气还算和善,可是内容听起来就很刺耳了。
糟了,记得kelly交代,她合作的鲜花供应商要求这周之内必须过账,宁轻轻问,“只有一张单据特别急,厂商要求本周到账。您只核对这一张,其他的下周一没关系,行吗?”
“如果要照紧急事务办理,你也得先申请加急,由行政总监特别核准。”洪大姐指了指墙上的钟,“你觉得来得及吗?。”
宁轻轻飞速填了张紧急事务申请表,十万火急地去找行政总监办公室,邓于行正在打电话,门口的秘书将她拦住。
宁轻轻急得团团转,并发现maggie已经准备好要领的用品了,赶紧去搬走一大堆文具,暂时放在走廊上。
邓于行终于打完电话,看了申请说,“不符合加急规定。我们不会因为员工的疏忽破例。此例一开,日后人人都要求破例,行政部的规章岂不形同虚设。”
这时是四点五十三。宁轻轻绝望地说,“我临时代替秘书职务,不熟悉事务,下次一定不会犯这个错,您能帮我这一次吗?”
“不能。年轻人总觉得犯了错会被原谅,于是漫不经心。行政部一切照规章办事,你承担这次的后果,以后不会犯同类错误,就当是个教训。还有,东西不能放在走廊上,这次就算了,按照规章,走廊上的多余物品行政部会全权回收处理。”
宁轻轻无法可施,只好先把文具搬回执行部。经过财务科时,看到洪大姐准时在五点离开了办公桌。
同事都不是等钱开饭,对不能在明天拿到报销款并没有多在意,其他厂商也不是非要在这周拿到款项。最后,kelly得知了这个消息。
“不会吧?我记得跟你强调过,这个供应商指名本周要收钱,他们要从国外空运鲜花来,周末需要流动资金。下周一有什么用?”
“是我的错,我没弄清财务的流程。能请你跟供应商说个情吗?”
“这家供应商给我折扣,是因为我保证本周给他们账款,假如他们说延迟出账的损失要求赔偿怎么办?又或者他们取消折扣要求补差价怎么办?下次不跟我合作怎么办?这些损失都由你赔吗?”kelly说,“上次你乱改我的设计就算了,这次连累公司,你说要怎么办?”
听起来罪责好大,肯定不能找高铃说情,否则会被记在试用期表现里。宁轻轻咬牙问,“要不,我先把钱垫上,到时候再请财务拨给我?”
“先不说你如何找财务拨给你,就这数目,你看清楚了吗?”
少看了一个零,什么鲜花嘛,那么贵。宁轻轻面露难色。难道要上天打救了么?